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Conheça os benefícios do saneamento de cadastros de clientes e fornecedores

Se você gerencia os dados de clientes e fornecedores, sabe da dificuldade de manter todos os dados atualizados e atender as obrigatoriedades fiscais.

As empresas que mantem os dados corretos, no envio de arquivos tributários às secretarias da fazenda e à receita federal, recebem uma série de benefícios.

Desde 2007 foi instituído o SPED Fiscal (Sistema público de escrituração digital), que tem como objetivo principal a emissão eletrônica de todos os livros e documentos contábeis e fiscais das empresas. Neste processo, implementaram uma série de mudanças na forma como as empresas lançavam ao sistema o cadastro de clientes e fornecedores.

Em suma, o governo terceirizou às empresas o seu papel de agente fiscalizador, oferecendo sanções àquelas que não cumprirem suas obrigações.

Além das exigências fiscais, existe a natural dificuldade de gerenciar um volume cada vez maior de informações obtidas, principalmente nos processos relacionados à clientes e fornecedores, garantindo os contatos corretos dos departamentos, informações bancárias atualizadas etc. Para atender essas exigências operacionais cada vez maiores, surge a necessidade de adotar um processo de governança cadastral, com metodologia e ferramentas eficazes para reparar, limpar e atualizar os dados cadastrais das empresas, tornando unificado o fluxo de informações a partir de dados chaves, como CPF e CNPJs.

Benefícios do saneamento de cadastros de clientes e fornecedores

  • Otimizar os gastos com processos administrativos;
  • Garantir a eficácia na comunicação com clientes e fornecedores;
  • Evitar retrabalhos no envio de documentos, e-mails, notas fiscais etc;
  • Possuir uma base de dados unificada e organizada;
  • Identificar e eliminar riscos de relações com fornecedores inaptos pela Secretaria do Estado da Fazenda;
  • Evitar o pagamento de multas e sanções extras por inconsistência de dados;
  • Reduzir a chance de pagar mais impostos do que o devido;
  • Manter o nome da empresa íntegro ao enviar arquivos digitais com validade jurídica ao SPED, PIS/CONFINS, EFD E ECD;
  • Evitar gastos extras com processos jurídico-tributários;
  • Evitar multas pela apuração incorreta de créditos tributários;
  • Cumprir com as obrigações principais e acessórias, garantindo a consistência do início ao fim dos processos tributários;

Quais os caminhos para obter a governança cadastral

Existem diversos processos que auxiliam no saneamento do cadastro. Abordaremos alguns processos que podem ser utilizados:

Para informações fiscais

O caminho mais comum utilizado para validar os dados é efetuar uma consulta na Receita Federal e outra no Sefaz correspondente, salvar a cópia dos dados obtidos e atualizar manualmente o cadastro. Esse processo é muito dispendioso e lento, sendo abandonado pela maioria das empresas em alguns meses. Para facilitá-lo, sua empresa pode contar com nosso serviço de consulta em lote, que fará a validação nos órgãos e retornará uma planilha com os dados validados, permitindo uma comparação rápida com a base já existente.

Há ainda a possibilidade de utilizar um recurso chamado webservice, que integra o seu ERP ao nosso sistema de consultas, validando e atualizando automaticamente o cadastro, eliminando horas de trabalho de sua equipe e eliminando os riscos de falha humana no processo.

Para informações de departamentos, dados bancários e demais dados

Normalmente as empresas solicitam aos clientes e fornecedores o cadastro atualizado, recebendo milhares de arquivos em diferentes padrões e atualizando manualmente cada cadastro. Para facilitar esse processo, é possível contar com o nosso serviço de bigdata, que pode fornecer informações completas de pessoas físicas e jurídicas, com dados cadastrais, telefones registrados no nome da pessoa/empresa, informações de faturamento, CNAE e outros dados que sejam pertinentes. Tal processo permite confrontar sua base de dados com a base que possuímos no bigdata, permitindo uma atualização rápida do cadastro (esse processo pode ser feito inclusive para identificar novos clientes e fornecedores em potencial – colocar link para o Bigdata).

Há também a possibilidade de contratar o nosso serviço de enriquecimento de dados cadastrais, onde entraremos em contato com seus clientes e fornecedores através de contato telefônico, e-mail ou sms para validar os dados diretamente com a pessoa responsável, gerando uma base de dados alinhada à já existente, em formato adequado para a importação direta no ERP.

Conte com uma empresa especializada

O Grupo Audax possui diversos recursos que, aliados à nossa expertise, serão fundamentais para garantir a governança cadastral com o menor esforço e investimento possíveis, alinhados à realidade de seu negócio.

Artigo escrito por: Caio V Osman

Pós graduado em Análise de dados com BI e Bigdata; Mais de 15 anos de experiência em Tecnologia da Informação; Membro do DAMA Brasil (Data Management Association International).