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PDM: Conheça os benefícios desta ferramenta

A cultura corporativa no Brasil, em função da grande burocracia, do esforço para atender as exigências fiscais (e procurar diminuir o valor gasto em tributos, abrindo vários CNPJs), da fusão e aquisição de empresas, da necessidade de mudança constante de ERPs até conseguir adquirir uma solução confiável, e principalmente do baixo nível da formação superior, acaba gerando uma série de gargalos administrativos que diminuem a eficácia operacional.

No departamento de compras, essa cultura se materializa numa sobreposição de base de dados e acaba sendo comum encontrarmos cadastros de materiais confusos, com famílias e grupos diferentes, códigos de identificação aleatórios, sem padronização e critérios claros, falta ou presença de NCMs (Nomenclatura comum do Mercosul) inválidos, classificação fiscal equivocada, erros nas descrições e nos atributos, etc.

Um exemplo comum se dá no fato de a maioria das empresas, ao adquirir uma nova empresa, absorver a base de dados desta sem algum trabalho de comparação, padronização e unificação de informações, muitas vezes por falta de tempo hábil ou profissionais capacitados para realizar uma análise adequada.

Isso tudo dificulta e torna doloroso o processo de aquisição de materiais e serviços, impossibilitando efetuar compras econômicas – agregando lotes de compra entre unidades diferentes, por exemplo, e obtendo preços mais competitivos – ou aumentando a necessidade de espaço físico para estoque – por compras desnecessárias – e consequentemente aumentando os custos operacionais e diminuindo as margens de lucro.

Ter um cadastro ineficaz gera um alto custo para a empresa, sendo necessário recorrer ao choque de gestão e governança, adotando soluções que garantam a padronização dos cadastros de materiais e serviços. Essa governança é atingida através do PDM (Padronização Descritiva de Materiais e Serviços).

O consultor responsável pela implementação identificará qual a metodologia adequada e elaborará um manual que defina critérios claros para identificar os materiais e serviços já existentes (e manter o padrão para os novos cadastros), norteando o serviço de saneamento cadastral e garantindo a governança do departamento de compras, com uma base de dados mais enxuta, confiável e eficaz.

Artigo escrito por: Caio V Osman

Pós graduado em Análise de dados com BI e Bigdata; Mais de 15 anos de experiência em Tecnologia da Informação; Membro do DAMA Brasil (Data Management Association International).