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Sintomas da falta de qualidade no PDM - Padronização Descritiva de Materiais e Serviços

Nossos clientes têm apontado ao longo dos anos, sintomas similares da má qualidade nos dados do cadastro de materiais e serviços. Essencialmente, estão relacionados à falta de metodologia e controle das pessoas responsáveis pelas requisições no departamento de compras, derivados da falta de metodologia e da falta de orientação e acompanhamento das pessoas que atuam nesses processos.

Acrescenta-se a isso a dificuldade natural brasileira, em cenário de crise econômica, equipes enxutas e necessidade de lidar com enorme burocracia, sufocando a equipe e impedindo uma mudança de perspectiva e o investimento de energia para romper as resistências




Sintomas
Causa
Medidas Corretivas
Valor Acrescentado
Os funcionários queixam-se processos de trabalho ineficientes Os processos internos não são definidos, não são conhecidos, ou simplesmente não são utilizados. Analisar e otimizar os processos do negócio. Elaborar metodologia de PDM. Fornecer treinamento aos funcionários. Os processos de trabalho melhoram e a eficiência aumenta. A Satisfação dos funcionários melhora consideravelmente.
Os funcionários reclamam do esforço de pesquisa manual que é necessário O cadastro é realizado inicialmente com informações imprecisas, impossibilitando encontrar a informação necessária. Sanear a base existente redefinindo a categorização, eliminando duplicidades e implementando PDM. Diminuição do tempo e do esforço no processo de compra. Diminuição do nível de stress dos funcionários envolvidos.
O estoque está cheio de materiais que não necessários, e ainda ocorrem compras imprecisas Falta do PDM e de uma interface que controle o processo de requisição de compra, mantendo informações e critérios que diminuam o risco de imprecisão Saneamento do cadastro e implementação de uma interface para requisição de materiais e serviços, que permita integrar departamentos e proteger os critérios de compra. Redução substancial de estoque obsoleto, redução de devolução ou troca de materiais adquiridos.
Análise feita dos campos de dados selecionados não fornece resultados úteis Os campos são preenchidos com informações diferentes das previstas. Sanear a base existente redefinindo a categorização, eliminando duplicidades e implementando PDM. Informação correta é inserida nos campos como previsto. Análises fornecem resultados significativos, permitindo identificar gargalos e promover ações para a redução do custo de compras.
Artigo escrito por: Caio V Osman

Pós graduado em Análise de dados com BI e Bigdata; Mais de 15 anos de experiência em Tecnologia da Informação; Membro do DAMA Brasil (Data Management Association International).