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O PDM gera mesmo economia?

Quando o funcionário de sua empresa solicita um material, ele recebe o que realmente está precisando? O departamento de compras compreende de fato as necessidades da empresa? Tem as informações adequadas para procurar no mercado o produto com melhor custo/benefício?

Antigamente, em tempos de alta inflação, a preocupação das empresas era em garantir o máximo estoque e a produção em movimento. Porém, os tempos mudaram e em um mercado cada vez mais competitivo, a logística de compras e administração de materiais mudou radicalmente e uma compra mal feita pode jogar pelo ralo a lucratividade da empresa.

Normalmente o funcionário que necessita de algum material efetua a sua solicitação com a descrição que conhece, está acostumado ou acha ser suficiente para a identificação do mesmo. O comprador, que normalmente não é um especialista em materiais, realiza a cotação com alguns fornecedores, negocia e fecha a compra dentro do que foi descrito pelo solicitante.

O pedido chega na empresa, o almoxarifado compara ele com a descrição cadastral, libera a NF e dá entrada no estoque. Em alguns dias, o solicitante tem o material em mãos e, muitas vezes, descobre que é diferente do solicitado (geralmente em função de detalhes).

Há um caso que acompanhamos, muito interessante (e dramático), que pode ilustrar bem essa situação: o funcionário responsável por liberar as solicitações viajou de férias e foi substituído por outro menos experiente. Solicitaram um material específico para a fabricação de um produto. Na descrição existente no sistema, o material possuía 2 tipos diferentes (metal/plástico). O comprador procurou a opção mais econômica no mercado e fez a encomenda em outro país. O funcionário responsável voltou de férias e foi conferir as maiores transações e identificou que aquele material era para um produto que necessitava da peça em metal, não em plástico. Tentou cancelar o pedido, porém o material já estava pronto para embarcar. Conseguiram apenas diminuir o frete, porém amargaram o prejuízo de R$ 90.000, além do espaço ocupado no estoque e o atraso na produção.

Os problemas de comunicação e de processos manuais, muitas vezes suscetível a falhas humanas, escondem graves perigos. Muitas vezes os funcionários envolvidos entendem uma solicitação de formas diferentes, mas acham que estão alinhados.

Para resolver esta problemática é necessária a adoção do PDM (Padrão de descrição do material), onde cada material contém os atributos necessários para a correta identificação do mesmo. Adotando-se o PDM, obtém um cadastro de materiais confiável, alinhando a solicitação com o estoque existente. Nesse processo, começam a identificar no estoque várias duplicidades e até triplicidades existentes, que foram cadastradas com descrições próximas, ou até similares, mas em categorias diferentes. Corrigindo-se o processo, começam a ter uma base confiável, pois ao realizar uma nova compra, o responsável consulta no sistema as compras anteriores com o mesmo código e obtém informações corretas de preço, prazo de entrega, condições de pagamento, observações sobre o mesmo item, etc. Anteriormente, ao fazer a consulta, não havia confiança na informação, pois poderia comparar a compra atual de uma “lâmpada de led” com uma “lâmpada de led bulbo 9w 6500k” ou “lâmpada de led bulbo 5w 3000k”, enquanto na verdade a compra é de uma “lâmpada de led tubular 20w 6500k”.

É fundamental preparar o cadastro de materiais com as informações necessárias para atender a operação de forma eficaz. Avalie o seu cadastro de materiais e veja o quanto ele pode melhorar e gerar economias com a implementação do PDM. Conte conosco nesse processo.

Artigo escrito por: Caio V Osman

Pós graduado em Análise de dados com BI e Bigdata; Mais de 15 anos de experiência em Tecnologia da Informação; Membro do DAMA Brasil (Data Management Association International).